Программа для учёта рабочего времени
План, факт и табель в сети точек
Не список функций, а пять вещей, которые должна закрывать такая программа, если точка не одна — и как это сделано в Checkin.
Статья о Checkin — собственном сервисе Dadabo для учёта рабочего времени в сети точек: checkin.dadabo.com.ua.
По графику на точке четверо. Фактически работают двое. Вы узнаете об этом в понедельник — когда суббота уже прошла вместе с очередями и недополученной выручкой.
Так выглядит учёт рабочего времени в большинстве сетей: план в таблице, факт — со слов. Мы уже писали , почему эту дыру закрывает Telegram-бот с геолокацией. Теперь — об инструменте: что должна уметь программа для учёта рабочего времени сотрудников, если точек не одна, и как это сделано в Checkin.
Что должна уметь программа учёта рабочего времени в сети точек
Большинство систем на рынке считают время человека, который сидит за компьютером: скриншоты, активность в программах, время в приложении. Для продавца, бариста, мастера или кладовщика это не работает — его работа не в браузере.
Для сети физических локаций полезная программа должна закрывать пять вещей:
Плановый график смен — кто, где и сколько должен работать, с расчётом часов наперёд.
Фактическую отметку на месте — подтверждение, что человек действительно на точке, а не «уже почти там».
Сравнение плана с фактом — в момент, когда это ещё можно исправить, а не в отчёте за прошлый месяц.
Работу с подменами и отсутствиями — потому что график живой и меняется каждую неделю.
Табель — который формируется сам и выгружается в учётную систему.
Если хотя бы один пункт выпадает, часть учёта возвращается в ручной режим: в чаты, звонки и таблицу, которую кто-то сводит по вечерам.
Терминал, таблица или Telegram
Три типичных варианта, как сеть ведёт учёт рабочего времени.
Excel или Google Таблицы
Дёшево и гибко. Но факт попадает в таблицу со слов: кто-то кому-то написал, кто-то заполнил. Проверить позже уже нечем.
Биометрический терминал или карта на каждой точке
Факт фиксируется надёжно, но это оборудование, монтаж и обслуживание по каждому адресу. Открыли новую точку — покупайте ещё один. Региональный руководитель всё равно не видит ситуацию по сети в реальном времени, пока не зайдёт в отчёт.
Telegram-бот с геолокацией
Оборудование не нужно — телефон уже есть у каждого. Устанавливать ничего не надо: Telegram в команде обычно уже используют каждый день. Отметку подтверждает геозона локации, а руководитель видит её сразу.
Именно третий вариант мы положили в основу Checkin.
Как устроен Checkin
Руководитель работает с панелью управления в браузере. Персонал — только с Telegram-ботом.
В начале смены сотрудник открывает бот, отправляет текущую геолокацию и делает чекин. Система сверяет координаты с геозоной своей локации и фиксирует время начала работы. В конце — чекаут, и в табеле появляется фактически отработанное время.
Это два касания за смену. Ни карт, ни терминалов, ни отдельного корпоративного приложения, которое надо кому-то объяснять.
Экран «Кто сейчас на смене»
Первое, что видит руководитель после входа, — все локации организации на одном экране. По каждой:
- сколько людей сейчас на смене;
- кто именно работает;
- во сколько каждый сделал чекин;
- кто опоздал;
- где фактическое количество людей не совпадает с планом.
Региональному директору не нужно открывать пять чатов и спрашивать, все ли вышли. Ответ уже на экране.
План и факт — это два разных графика
Плановый график составляет руководитель: кто, где и сколько должен работать. Фактический график не создаёт никто вручную — его формируют чекины и чекауты самих сотрудников.
Разница принципиальная. В плане на 9:00 стоят четверо. Решение же руководитель принимает по факту: сколько людей реально начали смену.
Checkin сравнивает одно с другим и показывает отклонения. Когда расхождение становится критическим, руководитель получает уведомление в Telegram.
Почему нехватка людей важна именно сейчас
Ситуация, когда на точку не вышел никто, случается редко. Гораздо чаще людей просто меньше, чем нужно: вместо четверых работают двое.
А рядом тем временем начался дождь, проходит городское мероприятие, праздник или просто незапланированный наплыв клиентов. Там, где количество продаж и выполненных заказов зависит от количества рабочих рук, это за час превращается в очереди и недополученную выручку.
Checkin не решает за руководителя, сколько людей нужно точке. Он даёт картину, без которой решение не принимается вовремя: перевести кого-то из соседней локации, позвать того, кто часто берёт дополнительные смены, или оставить как есть, если нагрузка позволяет.
Если человек соглашается и приезжает — он делает чекин, и в табеле появляется ровно то время, которое он отработал. План при этом остаётся планом, точкой для сравнения.
Подмены без просьб в общем чате
График ломают не только опоздания. Люди болеют, берут отпуск, имеют личные дела — или, наоборот, хотят дополнительную смену и подзаработать.
Привычный сценарий: «Кто может выйти за меня в субботу?» в общем чате, дальше личные просьбы коллегам, а руководитель пытается понять, кто с кем договорился.
В Checkin сотрудник выставляет свою смену свободным слотом. Её видят те, кто привязан к этой локации, — и кто-то её забирает. Руководителю остаётся согласовать замену.
Привязка сотрудника к одной или нескольким точкам работает сразу в четырёх местах: в списке персонала при составлении графика, в видимости свободных смен, в том, кого система вообще предлагает на локацию, и в финальном согласовании, которое всегда остаётся за руководителем.
Табель формируется сам
Ручной учёт всегда заканчивается одинаково: в конце месяца кто-то заново выясняет, кто когда пришёл, кого подменял и кто оставался дольше.
В Checkin фактический табель собирается из чекинов и чекаутов. В нём видно отработанные часы и отклонения от плана. Скорректировать время можно — с указанием причины, а не молча.
Готовый табель выгружается в CSV для расчётов в вашей учётной системе. Зарплату Checkin не считает, но даёт для неё проверенную основу — фактическое время работы каждого человека.
Объявления, которые действительно читают
Побочная, но сильная функция. В чате на сто человек важное объявление теряется между приветствиями и мемами.
В Checkin руководитель создаёт объявление с текстом, фото и ссылкой и выбирает адресатов по должности и локации: новые правила — только продавцам конкретных магазинов, информацию об акции — команде нескольких точек.
Руководитель отдела персонала сети из 30 магазинов сформулировал это так:
«З часом і інформаційний канал 100% це топ»
Гарантии, что каждый прочитает, не даёт ни один канал. Но попробуйте найти другой корпоративный инструмент, в который сотрудник обязан зайти дважды за смену.
Кому это подходит
Checkin имеет смысл там, где есть сменная работа и несколько физических адресов:
- торговые сети и отдельные магазины;
- кофейни, пекарни, рестораны, заведения;
- сервисные точки и мастерские;
- компании, где один руководитель отвечает за несколько команд;
- бизнесы, где выручка напрямую зависит от присутствия персонала на месте.
Больше всего пользы сервис даёт тогда, когда управляющий или региональный директор физически уже не может каждый день быть на каждой точке.
Сколько это стоит
Тарифы считаются по количеству активных участников организации. Количество локаций отдельно не оплачивается, а одного сотрудника можно привязать сразу к нескольким точкам.
Актуальные тарифы — на сайте Checkin →
Для больших сетей
Если локаций десятки или сотни, Checkin может стать частью более широкой внутренней системы: мы предоставляем доступ к API, интегрируем сервис с системами компании, адаптируем роли, отчёты и сценарии работы под конкретную сеть. Такие подключения обсуждаются отдельно — напишите на [email protected].
Частые вопросы
Это слежка за сотрудниками?
Нет. Геолокация считывается только в момент чекина и чекаута — чтобы подтвердить, что смена началась по нужному адресу. Между отметками система местоположение человека не видит.
Нужно ли что-то устанавливать персоналу?
Нет, нужен только Telegram. Отдельного приложения, карты или терминала нет.
Можно ли отметиться по дороге на работу?
Нет. Чекин принимается только в геозоне локации, к которой привязан сотрудник.
Можно ли исправить время вручную?
Да. Руководитель может скорректировать фактический табель, указав причину, — для ошибок и нестандартных ситуаций.
Считает ли сервис зарплату?
Нет. Checkin отдаёт проверенное фактическое время в CSV, а расчёт остаётся в вашей учётной системе.
Попробуйте на
своём графике
Оценить программу учёта рабочего времени проще всего не по списку функций, а на одной ближайшей рабочей неделе.
Создайте организацию, добавьте локацию, пригласите команду и опубликуйте график. Сотрудники будут делать чекин и чекаут в Telegram, а вы увидите разницу между тем, кто должен был выйти, и тем, кто действительно вышел.
Checkin можно попробовать 30 дней — без банковской карты и автоматических списаний.
Если же вам нужен не готовый сервис, а собственное решение под ваши процессы, мы разрабатываем Telegram-боты и интеграции под конкретный бизнес.
Читайте также
Telegram-бот с геолокацией: контроль работы персонала
Как гео-бот в Telegram помогает видеть фактическое рабочее время персонала, расхождение плана и факта в торговых точках и нехватку людей тогда, когда её ещё можно исправить.
Сколько стоит разработка Telegram-бота в 2026 году
От чего зависит цена Telegram-бота, ориентировочные диапазоны для разных задач и как не переплатить за лишнее — от простого бота до mini-app магазина.